Notatki urzędowe

W służbie patrolowej prowadź notatnik służbowy albo e-Notatnik (§ 25 ust. 9 zarządzenia nr 768 KGP). W służbie drogowej przebieg służby dokumentuje się w e-Notatniku; przy braku dostępu lub awarii zapisz na papierze i niezwłocznie przenieś zapis po usunięciu przeszkody (§ 11 ust. 1 pkt 10 zarządzenia nr 30 KGP w brzmieniu z 2026 r.). Wpisz czas, miejsce, przyczynę, osoby, podjęte działania, wynik, powiadomienia i oznaczenia protokołów.

W postępowaniu karnym art. 143 § 2 k.p.k. dopuszcza utrwalenie notatką innych czynności, niewymagających protokołu. Nie ma automatycznego obowiązku osobnej notatki po każdej interwencji.

W czynnościach wyjaśniających: gdy okoliczności czynu nie budzą wątpliwości, ustalenia przy uproszczeniu z art. 54 § 3 k.p.w. utrwal notatką. Odstąpienie od przesłuchania z powodu znacznych trudności oraz pouczenie dokumentuj według art. 54 § 7; to inna przesłanka.

Szczególne obowiązki obejmują np. przekazanie zabezpieczonego miejsca oględzin (§ 47 ust. 3 wytycznych nr 3 KGP) i odmowę badania lub pomocy medycznej przez zatrzymanego (§ 6 pkt 2 rozporządzenia, Dz.U. 2024 poz. 516).

Odrębna notatka służbowa jest fakultatywna, jeżeli służy dodatkowym potrzebom organizacyjnym lub przekazaniu informacji przełożonemu. Wskazany przepis szczególny albo polecenie może wymagać jej sporządzenia.

Nie jest prawdą, że notatka służbowa nigdy nie trafia do akt: np. notatka z pracy psa może być załącznikiem do oględzin (§ 52 ust. 2 wytycznych nr 3). O zastosowaniu decyduje treść i podstawa, a nie sam nagłówek.

Przy kontroli osobistej, która nie wymaga protokołu, § 3 rozporządzenia z 7.05.2019 r. dopuszcza dokumentację służbową, w szczególności notatnik lub notatkę służbową; nie nakazuje obu form równocześnie.

Nie sporządzaj dodatkowej notatki urzędowej będącej relacją z przebiegu i wyników czynności już utrwalonej w protokole (§ 22 ust. 5 wytycznych nr 3 KGP). Notatka nie zastępuje ustnego zawiadomienia, zeznań, wyjaśnień, przeszukania ani oględzin wymagających protokołu. Odrębne ustalenie albo szczególny obowiązek może wymagać własnego dokumentu.

Autor, jednostka, miejsce i data, numer sprawy, powód czynności, czas i miejsce zdarzenia, istotne osoby, konkretne ustalenia, wynik, powiadomienia, załączniki i podpis.

Oddziel własne obserwacje od relacji: „widziałem…”, „zgłaszający podał…”, „ustalono na podstawie…”. Opisz zachowania zamiast samego słowa „agresywny”. Oznacz przybliżone godziny; nie przedstawiaj domniemanych motywów jako faktów.

Dane adresowe i kontaktowe podlegające art. 148a k.p.k. umieść w odpowiednim załączniku. Opisz pochodzenie nagrań i zdjęć oraz sposób przekazania.